Büro der Zukunft – Akten über Akten – So kümmern sich andere darum

16. Mai 2013 · 17 comments


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Das papierlose Büro soll immer näher rücken. Jedoch muss man gesetzlich verpflichtend sehr viele Dokumente und Akten aufbewahren. Welche Möglichkeiten es hier gibt zeige ich euch in diesem Artikel auf.

Papierloses Büro – Nützlich?

Zuerst möchte ich die Frage angehen, ob ein papierloses Büro wirklich so nützlich ist. Stellt euch vor, ihr sucht ein bestimmtes Dokument zu einem Kunden oder einem Projekt. Nun würdet ihr euch den Ordner aus dem Regal suchen und in diesen in dem hoffentlich markierten Abschnitt suchen. Hier kann es je nach Kunde oder Projekt sehr viele Dokumente oder Ordner geben. Das heißt, dass die Suche auch sehr lange dauern kann. Hat man jedoch auch alle seine Dokumente digitalisiert und können per Volltextsuche durchforstet werden und sind zudem noch mit Tags bzw. Schlagwörtern versehen, so kann man ganz leicht das Dokument wiederfinden und hat wertvolle Arbeitszeit gespart.

An dem obigen Beispiel sieht man, dass sich alleine aus diesem Grund ein papierloses Büro lohnt. Weitere Punkte sind natürlich der Umweltschutz.

Akten werden trotzdem gebraucht

Dem Umweltschutz wirken aber leider die Gesetze entgegen. Hier gilt nämlich, dass man bestimmte Dokumente und Akten mehrere Jahre aufbewahren muss. Dies könnte jedoch irgendwann zu einem Problem werden, da hierfür ein gewisser Platz benötigt wird. Möchte man diese zudem noch geordnet unterbringen wird auch hier wieder einiges an Arbeitszeit investiert. Hierfür gibt es jedoch Dienstleister, die einem die Arbeit abnehmen. Als Beispiel sei hier die Aktenarchivierung mit Iron Mountain genannt. Hier kann man seine Akten abgeben und sie werden sicher aufbewahrt. Man kann diese per Eilkurier zu sich bestellen oder aber auch einscannen und zuschicken lassen. So hat man immer Zugriff auf seine Akten, auch wenn diese nicht in dem eigenen Gebäude sind.


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1 Dirk 24. Mai 2013 um 12:58

Dass externe Unternehmen wie Iron Mountain Akten archivieren wusste ich bis jetzt nicht. So spart man wirklich Platz und durch die Bestellung per Eilkurier eine wirkliche Alternative.

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2 Bobbie Glass 4. Juni 2013 um 08:41

ich schliesse mich an: DMS (Dokumentenmanagementsystem) ist mit die einfachste Sache seine Dokumente, PDF, DOC, etc. in Ordung und Überblick zu halten. Hinzu kommt noch das man zwar im geordneten Stapel im Aktenschrank zwar alles fein säuberlich hat – jedoch bei 1000 Seitenpapier die Dokumente zu finden die Herrn Müller oder die Schraube M6 enthalten ist doch fast nicht zu machen. Da hilft ein DMS. Es sortiert nicht nur alle Dokumente und Mediadaten sondern gibt auch Recherechemöglichkeiten.

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3 Anke 12. Juni 2013 um 11:47

Kann mich meinen Vorrednern einerseits zwar anschließen, aber finde auf jeden Fall, dass es ganz ohne Papier auch nicht geht. Akten mal schnell aus dem Schrank holen ist einfach die leichteste Lösung und ich glaube nicht, dass so schnell ein Platz Problem entstehen würde. Ist mir zumindest noch nie unterlaufen.

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4 Ofelia Ewing 16. Juni 2013 um 18:07

Keine Frage: Schon der Umwelt zuliebe ist die Idee vom papierlosen Büro zu begrüßen. Mehrere Studien zeigen jedoch, dass auf Papier auch in Zukunft nicht verzichtet werden kann. Nach wie vor sind Papier und Stifte kostengünstige Arbeitsmittel.

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5 Eric 7. Juli 2013 um 13:15

Ganz ersetzen können wird man die guten alten Aktenberge wohl nie, aber ich gehe davon aus, das zumindest ein Großteil im Laufe der Zeit (vor allem für Zwecke der langfristigen Archivierung) digitalisiert und auf Festplatte gespeichert wird.

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6 Andrea P. Bruce 10. Juli 2013 um 12:55

Das papierlose Büro ist auch dieser Umfrage zufolge lediglich ein Wunschtraum. Nur jeder Vierte der Befragten kann sich vorstellen, komplett ohne Papier auszukommen. Da, wo Sinnlichkeit und Haptik eine Rolle spielen, werde es unverzichtbar bleiben, glauben die meisten. In Zukunft werde jedoch klima- und ressourcenneutrales Wirtschaften immer wichtiger. Deshalb werde der Papierverbrauch sinken, die Verschwendung der Ressource zurückgehen, glauben einige der Befragten. Denkbar ist auch, dass neue papierähnliche Materialien zum Einsatz kommen: Experten arbeiten an einem Superpapier, das wiederverwendbar, feuerfest und nahezu unzerstörbar ist, weil es nicht aus Holzfasern besteht.

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7 Marco 16. Juli 2013 um 16:07

Ein papierloses Büro ist nicht sehr Sinnvoll da Technik auch heutzutage immer noch versagen kann. Papier hingehen kann man geordnet Abheften und in einen Schrank einsortieren. Klar ist es ab und zu Sinnvoll etwas Online abzuspeichern, aber in Papierform sollte man es trotzdem immer haben.

So ist meine Meinung, muss nicht jeder Akzeptieren.

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8 Markus Ruhring 22. Juli 2013 um 12:45

Guten Tag,

ich persönlich schließe mich der Meinung an, dass ein vollständig papierloses Büro sowohl Vor- als auch Nachteile hat.

Natürlich, die Suche nach Dokumenten muss nicht mehr in riesigen Stapeln erfolgen, sondern ganz einfach digital. Umweltfreundlicher ist es auch, denn wenn ich sehe, wie große Firmen teilweise Druckerpapier verschwenden, da ein Druck mit einem guten Drucker ja äußerst preiswert für das Unternehmen ist, muss ich doch daran zweifeln, ob Papier so empfehlenswert wäre.

Doch andererseits muss man bedenken, dass ‚Daten‘ durch Fehler oder Beschädigungen verloren gegangen bzw. über eine gewisse Zeit nicht abrufbar sein könnten. In einem solchen Fall hat man dann ein Problem. Dementsprechend würde ich sagen, dass eine Reduktion des Papieres in der Tat empfehlenswert wäre, dies aber für wichtige Dokumente kein Grund ist, ausschließlich auf die digitale Speicherung zu setzen.

Liebe Grüße

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9 Ruth Brökeland 22. Juli 2013 um 17:59

Ein papierloses Büro wird sicherlich ein Wunschtraum bleiben. Wichtig finde ich, dass möglichst sparsam Papier verwendet wird, denn wir wissen ja alle, das der Papierverbrauch mit Einführung der EDV deutlich zugenommen hat. Vieles ließe sich in Duplex und verkleinert drucken. Und wenn doch Fehldrucke enstehen, kann auch die Rückseite noch für weniger wichtige Ausdrucke verwendet werden.
Zum Teil gibt es sehr lange, vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen für Dokumente (ich habe in einem Fall sogar von 30 Jahren gehört). Wenn diese auf Datenträgern gespeichert und gesichert werden sollen, muss auch die Technik immer wieder angepasst werden. Wenn ich mir vor Augen halte, wie Daten vor 10, 20 und noch mehr Jahren gespeichert und wieder ausgelesen wurden, hat sich doch gewaltig etwas geändert. Und wie speichern wir in 20 Jahren unsere Daten ? Wenn es bis dahin eine Alternative zum Papier gäbe, wäre schon viel gewonnen.

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10 Manfred 14. August 2013 um 19:49

Ich stehe eher auf Papier aber man könnte auch beides machen 🙂

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11 Tobias 22. August 2013 um 13:43

Evtl bin ich altmodisch, aber Akten noch in Papierform zu haben, hat einfach etwas. Zudem müsste man abwägen – Brennt das Gebäude sind die Akten futsch. Sind die Akten in ner Cloud, darf der Betreiber/Strom/Internet nicht ausfallen (unwahrscheinlich, aber möglich). Akten als Papier sind in 20 Jahren noch Papier. Akten als Daten sind in 20 Jahren was? Keine Ahnung.

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12 Thomas 22. August 2013 um 14:42

Ein Büro ohne Papier ist womöglich erst im Jahre 2040 möglich da viele immer noch mit Papier arbeiten und die neuen Medien kaum nutzen oder sich nicht umstellen wollen, aber unsere Hoffnung liegt bei der Generation Y, diese wachsen mit diesen Medien auf und werden auch von ihnen genutzt.

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13 Klabund 29. Oktober 2013 um 14:38

Wenn sich das papierlose Büro eines Tages zögernd durchsetzen wird, dann werden die Vorreiter dafür sicher nicht aus Deutschland kommen.

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14 alexander voigt 12. Juni 2014 um 15:23

Das papierlose Büro ist doch eine Idee aus den 80igern, als die ersten PCs aufkammen. Hat sich bis heute nicht durchgesetzt und wird meiner Meinung nach auch in Zukunft nicht möglich sein das Papier komplett aus dem Office zu verbannen. Warum auch? Papier ist einfach zu handhaben und z.T. zuverlässiger als digitale Speichermedien. Außerdem brauche ich kein Strom dafür …

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15 Olli 23. Februar 2015 um 17:44

Hi,

ich denke das Papier auch weiterhin einen sehr großen Einfluss auf die Bürotätigkeiten haben werden. Denn die CDs DVD und andere Speichermedien sind einfach nicht langlebig genug. Kaum ein Medium hat eine längere Lebensdauer als drei bis vier Jahre. Nicht umsonst werden wichtige Verträge weiterhin auf Papier festgehalten.

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16 Silas 29. Februar 2016 um 17:13

In meinen Augen wird Papier in der Zukunft komplett verschwinden und das ist auch gut so, weil das die Umwelt wirklich schonen wird. Allerdings lese ich ungern vom Bildschirm.

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17 Frank 28. März 2016 um 02:59

Ich meine sogar, dass eine Aufbeweahrung heutzutage unter gewissen Umständen auch schon digital Erfolgen darf. Als Beispiel sei hier das Aufbewahren von geschäftlichen E-Mails genannt. Diese dürfen in gewisser Form auch digital gespeichert sein.

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